Las prácticas Agiles

En gráficas de seguimiento de proyectos

Por Juan Carlos Flores

Sin duda alguna el seguimiento de la ejecución del proyecto es vital para mantener informados tanto a los interesados como al equipo mismo del proyecto. Las prácticas de LEAN confluyen con ciertas prácticas cotidianas de gestión de proyectos. Sin embargo haber esta fusión, es importante considerar qué aportes trae LEAN y AGIL a la gestión diaria de proyectos.

Hay un principio de mejora continua al que me referiré este momento y luego veremos cómo se desarrolla.  “Lo que no se mide no se puede mejorar”, que tiene como corolario “lo que no se conoce no se puede medir ni mejorar”. Por tal razón es importante tener una foto del proyecto en todo momento. Bien partamos de las técnicas que están presentes dentro de LEAN y que aportan mucho en la gestión de proyectos

1. Tableros KANBAN

 

Odoo CMS - una imagen grande

El principio impuesto por Toyota para conocer el avance de tareas, desde el nacimiento de una hasta la culminación.  La complejidad de los mismos puede ir de 3 columnas básicas donde se considera el grupo de tareas existentes, las tareas en progreso y las tareas finalizadas, hasta tableros como el de la foto con mayor información y pasos. Esencialmente ves la tarea en un tablero al que todo el team del proyecto accede, y sabes si una tarea tiene problemas, cuáles están terminadas, alguna dependencia, etc.

Usado en algunos proyectos de construcción y ampliamente usado en proyectos de software. Ahora incluso hay software gratuito para que una persona programe sus tareas personales bajo este principio. Lo mas importante del tablero de etiquetas es que se puede apreciar el Trabajo en Curso, conocido como WIP (Work in Progress), con suficiente datos históricos es fácil inferir la velocidad real de ejecución.


Odoo CMS- Imagen simple flotante
Odoo CMS- Imagen simple flotante
2. Gráficos de consumo de tiempo vs ejecución (Burnup y burndown charts)

Que mas gráfico puede ser que mirar lo planeado por ejecutar en una línea y lo realmente ejecutado en otra que contrasta la primera. Estamos acostumbrados a medir el avance del proyecto mediante nuestras fórmulas de valor ganado, también podemos hacer algo parecido graficando lo que ejecutamos a diario vs lo planeado.

Tanto las gráficas de Burnup y burndown nos permiten conocer cómo estamos en la ejecución y tomar medidas correctivas a tiempo. Los proyectos que emplean metodologías ágiles esperan cumplir con metas pequeñas hasta completar el proyecto. Dividir un proyecto por entregables es algo similar, donde podemos aplicar este principio de forma muy exitosa.

La gráfica de una burdown muestra el esfuerzo restante necesario vs el tiempo disponible. En la diagonal tenemos el número ideal de tareas por hacer y en la curva de control tenemos las tareas que en realidad quedan por hacer para cumplir lo planeado.
3. Mapas de Stakeholders

Este tipo de gráficos es muy conocido dentro de las prácticas de gestión de proyectos, simplemente se trata de identificar el tipo de stakeholder y la necesidad de comunicación, a la vez que permite identificar su impacto en el proyecto y su invlfuencia en el proyecto. 
El gráfico busca que luego de identificar cada stakeholder, su nombre aparezca en un cuadrante. Responder de forma efectiva tanto para los intereses del proyecto como para los intereses del stakeholder es más simple.

4. Pared o tablero de riesgos

Administrar proyectos tiene un componente diario, que es administrar riesgos, eliminar o reducir los riesgos es una tarea fundamental para llevar un proyecto a feliz término. Encontramos que el manejo de riesgos en Agil no es extraño a lo tradicionalmente observado antes de la  difusión de Agil como un nuevo concepto. Insisto, a mi modo de ver, Agil es en ciertos aspectos un redescubrimiento de ciertas formas de trabajo que teníamos y su definición seria más una delimitación formal de cómo hacerlo.

La pared de riesgos considera la probabilidad de ocurrencia y el impacto de un riesgo en el proyecto
Al igual que otros tableros, este debe ser posible de acceder por el personal de proyecto para que las acciones que contrarrestan, eliminan o mitigan sean tomadas a tiempo. El esfuerzo del grupo de trabajo se enfoca en los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia y que causan mayor impacto.


4. 5. Issues Bull’s eye.

Los problemas o issues, esos riesgos que se transforman en issues. A veces el spanglish es mas claro que nada, se manejan en una suerte de objetivo de tiro al blanco o Bull’s eye. El grupo de proyecto ubica los riesgos de acuerdo a su severidad, dentro del gráfico. Los problemas de mayor severidad al centro y los de menor severidad más alejados de este , usando niveles de severidad a medida que se acerca o aleja del centro.


Con este gráfico la visualización del problema de mayor impacto es fácil de entender y conocer que debe ser atacado con mayor prioridad por el grupo de proyecto. El Gerente de Proyecto tiene una visión amplia de qué pasa en el proyecto con la ayuda del team y su gestión de riesgos. Por el momento, haber hablado de estas gráficas básicas que son el pan diario en proyectos que emplean metodologías ágiles, considero que da mejores herramientas para el seguimiento y gestión de los proyectos sin importar de qué tipo sean.


Un saludo a todos y que la fuerza los acompañe.
 

Resumen el autor

Juan es un convencido que la tecnología debe ser aplicada para mejorar la vida de las personas. Durante más de 20 años de experiencia en la industria de desarrollo de software a propugnado por mejorar su proceso, eliminando trabas de modelos como waterfall. Es un entusiasta en el aprendizaje de temas como Machine Learning, BigData, Social Media y modelos o propuestas que mejoren la productividad en proyectos de TI y permitan a las empresas ser competitivas.